La numérisation d’un dossier technique peut être un processus complexe qui nécessite une certaine planification et une méthode pour garantir que toutes les informations sont numérisées de manière précise et efficace. Primordiale pour les entreprises, la numérisation de dossiers techniques se fait par l’intermédiaire d’une entreprise spécialisée. Voici quelques étapes générales pour numériser un dossier technique.
Les étapes préparatoires à la numérisation de dossiers techniques
Préparation des documents
Avant de numériser les documents, il est important de s’assurer qu’ils sont propres et en bon état. Dans le cas contraire, il est conseillé de les réparer ou de les remplacer avant de les numériser. Plus les documents seront anciens, plus cette étape sera à la fois chronophage et indispensable. Agrafes, trombones et autres élements doivent être retirés pour une meilleure manipulation et protéger le matériel.
Sélectionner le scanner
Si vous avez décidé de réaliser seul, sans l’aide d’une entreprise spécialisée, cette tâche, sachez qu’il existe différents types de scanners disponibles sur le marché. Le choix est crucial, car il dépend des paramètres de votre dossier technique comme sa taille et de la nature des documents. Un logiciel de numérisation adapté à la numérisation en masse doit être choisi et paramétré.
La numérisation du dossier technique, un vrai savoir-faire
Numérisation des documents
Placez les documents sur le scanner et lancez le processus de numérisation. Il est important de scanner chaque document dans l’ordre et de s’assurer que chaque page est numérisée correctement. Il vous sera peut-être impossible de revenir ensuite aux archives papier, chaque défaut de numérisation peut donc être une potentielle source de problèmes.
Sauvegarde et stockage des documents
Les documents numérisés doivent être sauvegardés et stockés de manière à pouvoir y accéder facilement. Les fichiers numérisés peuvent être stockés sur un disque dur, un serveur ou un service de stockage en ligne de type cloud.
Gestion et organisation des documents
Les documents numérisés doivent être organisés de manière appropriée pour pouvoir les retrouver facilement. Il est recommandé de créer des dossiers ou des sous-dossiers pour classer les documents numérisés. Des logiciels spécialisés permettent aussi d’organiser les documents, d’y attribuer des mots-clés pour en faciliter la recherche ou de gérer les autorisations d’accès.
Faire intervenir une entreprise spécialisée
En suivant ces étapes, vous devriez être en mesure de numériser efficacement votre dossier technique. Toutefois, si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez toujours faire appel à des professionnels de la numérisation pour vous aider. Ils peuvent intervenir directement dans vos locaux avec du matériel adapté permettant une numérisation bien plus rapide que par les produits grand public. Cette numérisation est toujours associée à un logiciel de gestion des documents numérisés. Cela permet d’éviter les erreurs, d’automatiser les tâches, de cloisonner les accès et de référencer tous les documents.
La numérisation professionnelle a bien entendu un coût, mais il est à relativiser en fonction de la qualité du travail fourni. De plus, tout le temps que l’entreprise externe consacre à la numérisation de vos dossiers techniques est autant de temps de ses salariés que l’entreprise ne sacrifie pas à cette tâche.
